Sidan att skicka vidare
Till dataskyddsombud och IT
Svaren på de frågor ni ställer innan en skola får börja, på ett ark. Detaljerna finns i GDPR-genomgången och i PUB-avtalet, som ni får på begäran.
Rollerna
| Personuppgiftsansvarig | Skolan eller huvudmannen. Ni äger databasen, alla elev- och personaluppgifter och säkerhetskopiorna. |
|---|---|
| Personuppgiftsbiträde | Skolshield AB (org.nr 559596-9287). Vi driftar infrastrukturen och vår support har teknisk åtkomst till den körande instansen, därför är vi biträde enligt artikel 28 och inte bara programvaruleverantör. |
| Avtalet | Personuppgiftsbiträdesavtal på SKR:s mall, med instruktionsbilaga och underbiträdesförteckning. Ingen skola driftsätts utan påskrivet avtal. Ni kan dra in vår åtkomst utan föregående varsel; en avstängd tjänst påverkar aldrig er tillgång till era data. |
| Rättslig grund | Behandlingen följer av skollagen: 6 kap. (kränkande behandling), 3 kap. (extra anpassningar och särskilt stöd) och 2 kap. 25 § (elevhälsan). Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning, inte samtycke. |
Var uppgifterna finns
| Drift | Hetzner Online GmbH, datacenter i Helsingfors (Finland). Krypterade lagringsvolymer, en instans per huvudman, ingen delad databas. |
|---|---|
| Säkerhetskopior | Krypterade innan de lämnar servern, lagrade hos Hetzner i Tyskland. Skolan ansvarar för säkerhetskopiorna; vi tar dem och kan på begäran lämna ut dem. |
| Filer och inloggning | I er egen Microsoft 365-miljö, under ert eget avtal med Microsoft: inloggning med skolans konto, dokument på er SharePoint, Teams-länk i mötet. Skolshield lagrar inte kopior av era filer. |
| Tredjeland | Ingen överföring utanför EU/EES i vår drift. Inga amerikanska molntjänster används för att köra, lagra eller säkerhetskopiera tjänsten. |
| Underbiträden | I standardleveransen ett: Hetzner Online GmbH, för drift och säkerhetskopior. Väljer ni Skolshield-hanterad BankID tillkommer BankID-leverantören. Förteckningen i PUB-avtalet är den gällande, och ändringar aviseras i förväg med rätt att invända. |
Behörighet och spårbarhet
| Roller | Behörigheten följer tjänsterollen i ert elevregister (SS12000) och uppdateras automatiskt vid synk. Läraren ser sina egna elever, andra elevers namn maskeras på servern innan sidan visas. Ingen manuell behörighetslista att hålla efter. |
|---|---|
| Huvudmannanivå | På en kommunal installation ser den centrala elevhälsan lägesbilder utan namn. Ett barns namn når kommunen först när skolan själv lyfter ärendet, eller i ett ärende om kränkande behandling som rektor anmält. Central IKT ser aldrig elever. |
| Inloggning | Microsoft 365 som grund, därefter steg per roll: sessionslås med PIN, engångskod, Microsoft Authenticator med sifferbekräftelse, passkeys eller BankID på tillitsnivå 3. Inaktiv session låses och loggas ut. |
| Granskningslogg | Över 60 händelsetyper, från inloggning till öppnad elevsida, fil och utskrift, med användare och tidsstämpel. Sökbar och filtrerbar för ert dataskyddsombud. |
| Loggkontroll | En inbyggd granskningsvy visar vem som öppnat vilka elevuppgifter och flaggar åtkomst utan koppling till ärende, undervisning eller beviljad behörighet. Underlag för formell loggranskning kan exporteras. |
| Skyddade personuppgifter | Stöd för sekretessmarkering och skyddad folkbokföring, enligt samma behörighetsmodell och med full loggning. |
Gallring, incidenter och kontinuitet
| Gallring | Gallringstider per datatyp, med lagstadgade minimikrav som golv. För kommunala huvudmän är bevarande standard och gallring sker enligt er dokumenthanteringsplan, aldrig genom en automatisk tidsgräns. |
|---|---|
| Registrerades rättigheter | Registerutdrag, rättelse och begränsning hanteras med spår i loggen. Vi bistår er inom avtalad tid med utdrag, radering, portabilitet och underlag till konsekvensbedömning. |
| Personuppgiftsincident | Inbyggt incidentregister enligt artikel 33 och 34 och en automatisk underrättelse från biträde till ansvarig enligt artikel 33.2, så att era 72 timmar börjar räknas från upptäckt och inte från ett mejl. |
| Om Skolshield upphör | Fullständig export av alla era data i öppna format på begäran, en aktuell kopia i er egen Microsoft 365-miljö och källkodsdeponering (escrow) som frigör systemet till er. Er bevarandeplikt hänger aldrig på en leverantörs fortlevnad. |
Det här kan vi skicka er i dag
- Utkast till personuppgiftsbiträdesavtal på SKR:s mall, med instruktionsbilaga
- Underbiträdesförteckning
- Beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
- Underlag till er registerförteckning (artikel 30) och er konsekvensbedömning
- Ett testkonto på demoinstansen för er egen genomgång av behörigheter och logg